Perchè sul sito di una wedding planner si dovrebbe parlare di matrimonio “fai da te”? Sembrerebbe un po’ una contraddizione…ma è esattamente il modo per descrivere il matrimonio di Giuseppe e Rita, celebrato lo scorso settembre.
Tutto inizia con una telefonata: “ci sposiamo tra dieci giorni! abbiamo fatto tutto ma ci siamo resi conto che avremo bisogno di qualcuno che si occupi di controllare che il giorno del matrimonio vada tutto come lo abbiamo pianificato.” Lei è Rita, la sua voce e il suo tono al telefono mi danno all’istante la sensazione che quello sarà un incontro che lascerà il segno. Parliamo un po’, lei mi racconta per sommi capi la storia dei suoi preparativi, di un cambio di fornitori in corsa, il tutto nel contesto della pandemia. A quella telefonata segue un aperitivo durante il quale abbiamo occasione di incontrarci faccia a faccia per la prima volta.
E per la prima volta incontriamo una coppia che, fino a quel momento, aveva fatto tutto alla perfezione: organizzazione precisa, idee chiare sui dettagli, liste ed elenchi impeccabili. Ciò che ci colpisce è la lucidità che sta dietro a quella perfezione, la stessa che li ha portati poi a cercare un aiuto nell’ultima fase. Per la prima volta ci siamo trovati, dunque, a dover rispondere alla richiesta di un servizio particolare, per noi del tutto nuovo, ma che è una realtà consolidata della nostra professione, e che negli Stati Uniti è noto come Day of wedding coordination.
Al day of wedding coordinator spetta il compito di assicurarsi che tutto il duro lavoro fatto dagli sposi nei mesi precedenti si concretizzi senza falle, consentendo loro di godersi appieno il giorno del matrimonio. Le sue mansioni sono tutte relative al perfetto funzionamento di quel giorno: è il punto di riferimento per i fornitori coinvolti, è sua la responsabilità che il timing dell’evento sia rispettato, è suo compito fronteggiare ogni possibile imprevisto che potrebbe verificarsi il giorno del matrimonio. In realtà qualunque di questi compiti rientra fra quelli del wedding planner, per il quale, però, il coordinamento il giorno del matrimonio è proprio l’apice del suo lavoro, dopo mesi e mesi di pianificazione e progettazione, potendo contare sul lavoro dei mesi precedenti e su consolidati rapporti di fiducia sia con gli sposi che con i fornitori coinvolti.
Questa volta ci viene dunque chiesto di entrare in corsa, di adattarci a un progetto già ben delineato, di calarci in una storia che non conosciamo, a soli dieci giorni dal matrimonio! E’ una bella scommessa, per chi è abituato, come noi, a seguire ciascuna coppia in un percorso lungo parecchi mesi, a volte anche più di anno, durante il quale si valuta ogni scelta e si progetta ogni elemento insieme ai futuri sposi. Non ci siamo tirati indietro, anzi abbiamo raccolto la sfida, galvanizzati da questa assoluta novità.
Cosa è successo dunque in questi 9 giorni al tanto atteso sì? poco, in termini di incontri e contatti con Giuseppe e Rita: solo una videochiamata e un accurato sopralluogo in location la sera prima del matrimonio, ma tanto in termini di spunti ed elementi da tenere in considerazione, con qualche dettaglio ancora da definire e realizzare. Sono stati giorni di lavoro intenso per colmare quei piccoli vuoti che c’erano, come ad esempio completare il progetto grafico realizzato per loro e inserirci in esso senza snaturarlo e rispettando il frutto della creatività altrui.
Giorno dopo giorno, con l’avvicinarsi della data fatidica, si infittiscono le telefonate e i messaggi via whatsapp, arrivano le richieste di consigli sulle ultime cose che Giuseppe e Rita stanno realizzando in autonomia, contattiamo tutti i fornitori scelti per coordinarci al meglio con ognuno.
E poi quel giorno arriva, e piove anche! Con i ragazzi concordiamo che ci concentreremo sul lavoro in location, per cui a malincuore non seguiamo di persona la cerimonia, ma ci rechiamo con anticipo a Torre Garbonogara per coordinare con lo staff del catering La Torre e del fiorista Manno ogni aspetto dell’allestimanto: dalla dislocazione degli arredi del catering scelti da Giuseppe e Rita, all’allestimento floreale dei due tavoli imperiali e del tavolo degli sposi, dalla mise en place all’allestimento della confettata.
Ciò che maggiormente ci preoccupa sono le condizioni atmosferiche, con la pioggia che arriva già dal mattino, ma le previsioni annunciano una tregua a partire dal pomeriggio. Ciononostante valutiamo il piano b, potendo contare sul validissimo spazio interno che la location ci mette a disposizione. Sappiamo che il desiderio degli sposi è quello di cenare all’aperto, per questo con il mâitre decidiamo di temporeggiare fintantoché le condizioni meteo non miglioreranno. Noi siamo fiduciosi e la nostra fiducia, con un pizzico di fortuna, viene premiata: il tempo si rasserena consentendo di allestire tutto all’esterno, come pianificato. Nel frattempo la cerimonia in chiesa si è conclusa, i ragazzi incontrano pioggia lungo la strada verso la location: li rassicuriamo al telefono che tutto sta andando come previsto e che il cielo è talmente terso da consentirci di scorgere le prime stelle della sera.
Quando tutto è allestito cominciano ad arrivare i primi ospiti e si attendono di lì a poco anche gli sposi. Al loro arrivo tutto è come dovrebbe essere e lo capiamo dai loro sguardi soddisfatti. Vediamo gli sposi sereni godersi la festa senza preoccupazioni e questo ci dà già la misura della bontà del lavoro svolto.
L’atmosfera è serena e godibile e la serata procede senza intoppi, scivolando lentamente verso la sua conclusione: non resta che mettere a punto gli allestimenti previsti per il tavolo della confettata e il taglio della torta, ultimo atto del nostro allestimento.
Alla fine, congedati anche gli ultimi ospiti, i nostri sposi non ci lesinano i loro commenti positivi sulla serata, dimostrando di averne apprezzato ogni dettaglio, soddisfatti per come ogni cosa corrispondeva alle loro aspettative. E devo ammettere che la soddisfazione era anche nostra di fronte a un evento così ben riuscito! Il segreto? Fare nostro il progetto di Giuseppe e Rita, “sposarlo” e metterlo in atto come se ne avessimo pensato ogni singolo aspetto in prima persona molti mesi prima.
Va dato atto a Giuseppe e Rita che se non fossero stati così bravi a tracciare con precisione il percorso, sarebbe stato assai più complicato raccoglierne il testimone e proseguire, e, nonostante il poco tempo e i pochi incontri di cui approfittare, entrambi ci hanno dato la possibilità di conoscerli, di conoscere i loro progetti e i loro desideri per il loro giorno. Alla fine l’impressione era di avere percorso con loro lo stesso cammino fatto con altre coppie seguite più a lungo, solo con quella punta di rammarico per non avere avuto più tempo da trascorrere insieme, perché, ne siamo sicuri, sarebbe stato uno spasso!
Planning e concept: Rita e Giuseppe
Wedding Coordinator: T.E.A. Eventi & Design
Photographer: Martina Botti
Location: Torre Garbonogara
Catering: La Torre
Florist: Salvatore Manno
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